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Public Corporate Governance Kodex (PCGK)

FIZ Karlsruhe – Leibniz-Institut für Informationsinfrastruktur GmbH

Public Corporate Governance Bericht 2012

15. Oktober 2013

FIZ Karlsruhe ist eine gemeinnützige Gesellschaft mit dem Auftrag, „Wissenschaft und Forschung mit wissenschaftlicher Information zu versorgen, entsprechende Produkte und Dienstleistungen auf dem Gebiet der wissenschaftlichen Informationsinfrastruktur zu entwickeln und öffentlich zugänglich zu machen. Zu diesem Zweck führt sie auch selbst gewählte Forschungs- und Entwicklungsvorhaben durch. Ziel ist es, den nationalen und internationalen Wissenstransfer zu stärken und die Innovationsförderung ebenso wie die Zusammenarbeit in Wissenschaft und Forschung zu unterstützen.“ 

FIZ Karlsruhe ist Mitglied der Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz (WGL), in der sich von Bund und den Ländern gemeinsam geförderte wissenschaftliche Einrichtungen  zusammengeschlossen haben.

Die Anwendung des Public Corporate Governance Kodex (PCGK), der wesentliche Bestimmungen geltenden Rechts sowie international und national anerkannte Standards guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung enthält, wird für Unternehmen mit Bundesbeteiligung empfohlen. Durch Aufsichtsratsbeschluss vom 11. Mai 2011 finden die am 1. Juli 2009 vom Bundeskabinett verabschiedeten Grundsätze guter und verantwortungsvoller Unternehmensführung für Unternehmen mit Bundesbeteiligung auch bei FIZ Karlsruhe Anwendung.

FIZ Karlsruhe versteht eine verantwortungsvolle, gute und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensführung, die national und international anerkannten Standards entspricht, als wesentlichen Teil seines Selbstverständnisses und als maßgeblichen Faktor für den unternehmerischen Erfolg.

FIZ Karlsruhe strebt bei der Besetzung von Führungspositionen im Unternehmen einen angemessenen Anteil von Frauen  an. Bei der Besetzung von Stellen achtet FIZ Karlsruhe auf die angemessene Berücksichtigung von am Arbeitsplatz benachteiligten Menschen  und die Einhaltung des SGB IX.

FIZ Karlsruhe legt hiermit den Public Corporate Governance Bericht 2012  vor.

Die Geschäftsführerin und der Aufsichtsrat von FIZ Karlsruhe erklären gemeinsam gemäß Ziffer 6.1 des Public Corporate Governance Kodex, dass dessen Empfehlungen im Jahr 2012 im Wesentlichen entsprochen wurde. Empfehlungen, von denen die Gesellschaft abweicht, werden im Folgenden dargestellt.

 

1. Führungs- und Kontrollstruktur

1.1 Aufsichtsrat
Der Aufsichtsrat besteht nach § 10 des Gesellschaftsvertrags (Stand: 28.04.2009) aus 16 Mitgliedern. Der/die Vorsitzende und drei weitere Mitglieder werden vom Gesellschafter Bund entsandt, der/die stellvertretende Vorsitzende und drei weitere Mitglieder von den Ländern. Der Aufsichtsrat umfasst außerdem fünf Vertreter der übrigen Gesellschafter, ein Mitglied des Wissenschaftlichen Beirats sowie zwei wissenschaftliche oder technische Mitarbeiter von FIZ Karlsruhe. Im Jahr 2012 waren zwei Aufsichtsratssitze des Gesellschafters Bund unbesetzt. Der Frauenanteil lag bei 14,3 % (zwei von 14 Mitgliedern).

1.2 Geschäftsführung
Die Gesellschaft hat eine Geschäftsführerin, die die Gesellschaft allein vertritt. Dies entspricht § 14 Abs. 1 des Gesellschaftsvertrags. Bei der Führung der Geschäfte wird die Geschäftsführerin von dem sogenannten Senior Management Team unterstützt, dem die Leiter der Geschäftseinheiten (Bereiche) angehören. Die Bereichsleiterin IT, Entwicklung und Angewandte Forschung und der für Finanzen zuständige Teilbereichsleiter haben Prokura. Bei Geschäftsvorgängen mit rechtlich oder finanziell verpflichtender Wirkung oder mit strategischer Bedeutung zeichnet die Geschäftsführerin grundsätzlich gemeinsam mit einem Prokuristen (4-Augen-Prinzip). Diese Regelung hat sich in der Praxis bewährt.

1.3 Zusammenarbeit von Gesellschaftern, Aufsichtsrat und Geschäftsführung
Gesellschafter, Aufsichtsrat und Geschäftsführerin arbeiten bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben eng und vertrauensvoll zum Wohle der Gesellschaft zusammen.

Die Geschäftsführerin stellt eine umfassende, regelmäßige und zeitnahe Informationsversorgung von Gesellschaftern und Aufsichtsrat über alle relevanten Themen, insbesondere Strategie, Geschäftsentwicklung, Risiken und Risikomanagement sicher.

2. Vergütungen

2.1 Aufsichtsrat
Die Aufsichtsratsmitglieder haben im Berichtsjahr keine Vergütung erhalten. Lt. Gesellschaftsvertrag (§ 10, Stand: 28.04.2009) haben sie keinen Anspruch auf Vergütungen oder Sitzungsgelder. Es besteht ausschließlich ein Anspruch auf Ersatz der ihnen bei der Erfüllung ihres Amtes entstehenden Reisekosten und sonstigen Auslagen nach den für Bundesbedienstete geltenden Regeln.

2.2 Geschäftsführung
Die Veröffentlichung der Bezüge der Geschäftsführerin ist in dem bereits vor Inkrafttreten des Public Corporate Governance Kodex geschlossenen und in 2012 gültigen Anstellungsvertrag nicht vorgesehen. Die Bezüge werden deshalb aus datenschutzrechtlichen Gründen und unter Bezugnahme auf § 286 Abs. 4 HGB nicht veröffentlicht.

3. Anpassung des Gesellschaftsvertrags
Obwohl FIZ Karlsruhe den Empfehlungen der Ziffern 2.3 (Turnus der Gesellschafterversammlung), 3.1.1 (Zusammenarbeit der Geschäftsführung mit dem Aufsichtsrat), 3.1.3 (Turnus der Berichtspflicht), 3.2.1 (Vertraulichkeit) und 5.2.3 (Vertretungsregelung bei Aufsichtsratsmandaten) des PCGK folgt, findet diese Compliance bisher keinen ausdrücklichen Niederschlag im Gesellschaftsvertrag.

Eine Überarbeitung des Gesellschaftsvertrags ist in Arbeit und soll in Kürze abgeschlossen werden. In diesem Rahmen soll die Beachtung des PCGK zusätzlich im Gesellschaftsvertrag verankert werden.


1

Lt. Entwurf des sich in der Abstimmung befindlichen überarbeiteten Gesellschaftsvertrags (Stand: 29.08.2013). Bisherige Formulierung (Stand 28.04.2009) des Gesellschaftsvertrags, § 1 (1): „Fachinformationszentrum Karlsruhe, Gesellschaft für wissenschaftlich-technische Information mbh“.

2

Lt. Entwurf des sich in Abstimmung befindlichen überarbeiteten Gesellschaftsvertrags (Stand: 29.08.2013). Bisherige Formulierung (Stand 28.04.2009) des Gesellschaftsvertrags, § 2 (1): „... wissenschaftlich-technische Information zu erbringen und öffentlich zugänglich zu machen. Sie stellt dementsprechende Dienstleistungen zur Verfügung. Ziel ist es, den nationalen und internationalen Wissenstransfer sowie Innovationsförderung zu unterstützen.“

3

Auf der Grundlage des GWK-Abkommens über die gemeinsame Förderung der Mitgliedseinrichtungen der Wissenschaftsgemeinschaft Gottfried Wilhelm Leibniz e.V. (AV WGL) vom 19. September 2007 sowie der Ausführungsvereinbarung in der jeweils geltenden Fassung.

4

Der Anteil von Frauen in der zweiten Führungsebene (Bereichsleitung) beträgt 60 % und in der dritten Führungsebene (Teilbereichs-/Abteilungsleitung) 40 %.

5

Der Anteil benachteiligter Menschen lag mit rund 6 % der Personalkapazität leicht über der geforderten Mindestquote.

6

Der Bericht bezieht sich auf den PCGK mit Stand 30.06.2009.

Public Corporate Governance Bericht 2011

Public Corporate Governance Bericht 2010